Информация об обработке Натальей Ена персональных данных клиентов

Далее мы объясним, как осуществляется обработка ваших персональных данных после размещения заказа на перевод через портал Silabot. Все обрабатываемые данные мы открыто получаем от вас.

1. Фамилия и контактные данные ответственного за обработку данных

Ответственным за обработку данных в понимании Федерального закона о защите данных (BDSG) и Общего регламента о защите данных (далее – ОРЗД) является:

  • Наталья Ена, Оффенбахер Ландштрассе 368, 60599 Франкфурт-на-Майне, тел.: +49 69 770 19 550, факс: +49 69 66058127, Эл. почта: mail@silabot.de.

2. Обработка данных при заказах через наш портал, учетная запись клиента

a) Заказ

При размещении заказа через наш веб-сайт, как в случае гостевого заказа, так и при заказе зарегистрированным клиентом, мы собираем следующие данные:

  • Справочные данные: это ваша фамилия, имя, название компании, если применимо, ваш адрес, адрес электронной почты (обязательная информация), а также номер телефона, IBAN, дата рождения и копия официального документа, удостоверяющего личность (добровольная информация). Обязательная информация требуется нам для вашей идентификации и для связи с вами, а также для выставления счетов. Мы обрабатываем эти данные исключительно в целях выполнения договора на основании ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «b» ОРЗД. Добровольная информация (номер телефона, дата рождения) предназначена для удобства связи с вами и упрощения коммуникации в случае предъявления требований об оплате. Правовой основой для этого является наш правомерный интерес в эффективной коммуникации с клиентами и в реализации наших требований (например, в случае нарушения обязательств) согласно ст. 6, абз. 1, п. «f» ОРЗД.
    Мы удаляем эти данные, когда они нам больше не требуются для этих целей, как правило, через 10 лет после окончания года, в котором был заказан перевод. Указанный 10-летний период хранения данных требуется, поскольку вы, как заказчик перевода, имеете возможность повторно запросить переведенный документ в течение 10 лет по низкой фиксированной цене (например, заверенный перевод официальных документов).
  • Реквизиты счета: кроме адреса получателя счета они включают дату и сумму счета и, если применимо, ваш идентификационный номер плательщика НДС. Мы обрабатываем эти данные в силу требований законодательства (§ 147 Налогового кодекса Германии (AO)). Правовым основанием для этого является ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «c» ОРЗД. Мы удаляем эти данные по истечении срока их обязательного хранения и, если вы прямо не предоставили согласие на их дальнейшее хранение (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «a» ОРЗД).
  • Платежные реквизиты: мы обрабатываем предоставленные вами платежные реквизиты (например, данные кредитной карты, название вашего банка, IBAN и BIC) с целью обработки платежей и, таким образом, для защиты наших правомерных интересов; поэтому обработка данных осуществляется на основании ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «f» ОРЗД. При выборе вами метода оплаты прямым дебетованием SEPA данные будут обрабатываться на основании вашего согласия в соответствии со ст. 6 абз. 1, п. «a» ОРЗД (см. также п. 3 c) настоящей декларации о защите данных). Мы удаляем эти данные, если они более не требуются для выполнения цели хранения данных (после завершения договорных отношений), и мы больше не обязаны хранить их согласно требованиям законодательства, и вы прямо не предоставили согласие на их дальнейшее хранение (ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «a» ОРЗД).
  • Содержание переписки: мы также обрабатываем содержание переписки с вами, то есть электронную почту и/или письменную корреспонденцию, а также исходный документ для перевода и созданный нами перевод. Мы обрабатываем эти данные в целях выполнения договора на основании ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «b» ОРЗД. Исходный документ для перевода и его перевод мы сохраняем в течение 10 лет после окончания года, в котором был заказан перевод, для предложения вам нашего 10-летнего сервиса (см. выше), если только вы не заявите об отказе от этой услуги. В таком случае мы удаляем эти данные, как и остальное содержание переписки по истечении 3 лет после окончания года, в котором выполнялся перевод (общий срок давности). В случае заверенных переводов мы вправе сохранять оригинальный документ и выполненный нами заверенный перевод на протяжении более длительного срока при условии наличия правомерного интереса; правовым основанием для этого служит ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «f» ОРЗД.
  • Мы просим наших клиентов загрузить удостоверение личности с фотографией (копию официального удостоверения личности или страницу паспорта) только при написании имени и фамилии в исходном документе кириллицей. Загрузка документов, удостоверяющих личность, требуется для правильного написания имен латинскими буквами в переводе. В документах, удостоверяющих личность, имя и фамилия обычно пишутся как кириллицей, так и латинскими буквами. Без сравнения с написанием в документах, удостоверяющих личность, мы не можем гарантировать правильное воспроизведение вашего имени и фамилии латиницей в переводе. Для проверки написания вашего имени и фамилии нам требуется только информация об именах, то есть другую информацию в удостоверении личности, например, идентификационный номер и фотографию, вы можете скрыть. Правовым основанием для обработки этих данных является ваше согласие в соответствии со ст. 6 абз. 1, п. «a» ОРЗД. Вы вправе в любое время отозвать предоставленное согласие с действием на будущее. Отзыв согласия не влияет на правомерность обработки данных, осуществленной до отзыва согласия. Мы немедленно удалим копию вашего официального удостоверения личности, если эти данные больше не будут требоваться для достижения цели, для которой они были сохранены, или если вы отзовете свое согласие на обработку.

Если обработка данных осуществляется согласно ст. 6, абз. 1, п. «f» ОРЗД, вы вправе отозвать согласие согласно п. 5 настоящей декларации о защите данных.

b) Учетная запись клиента

Размещая заказ через наш портал, вы можете зарегистрироваться в качестве клиента. Создание учетной записи клиента возможно только в рамках заказа.

При открытии учетной записи клиента создается защищенный паролем доступ к сохраненным данным пользователя. Вы можете просмотреть все данные, которые вы отправили нам через форму заказа, например, имя и фамилию, название компании, если применимо, дату рождения, адрес доставки и выставления счета, номер телефона и адрес электронной почты, а также IBAN. Здесь вы также найдете данные вашего заказа и информацию об открытых или завершенных заказах. Благодаря регистрации вы можете использовать учетную запись клиента для самостоятельного выполнения всех действий, связанных с вашим заказом (размещение и управление заказами, отмена или пересылка заказа, изменение адресов и способов оплаты и т. д.) онлайн, а в случае будущих заказов вы сможете войти на наш портал, используя свой адрес электронной почты и пароль, не вводя свои данные повторно.

Правовым основанием для создания учетной записи клиента является ваше согласие в соответствии со ст. 6 абз. 1, п. «a» ОРЗД. Обработка ваших персональных данных, которые вы указали в своей учетной записи при размещении заказа, осуществляется в соответствии с п. 2a) настоящей декларации о защите данных.

Вы вправе в любое время отозвать предоставленное согласие с действием на будущее. Отзыв осуществляется в письменной форме; достаточно отправить электронное письмо на адрес: mail@silabot.de. Отзыв согласия не влияет на правомерность обработки данных, осуществленной до отзыва согласия.

Если вы отзовете свое согласие на хранение данных или удалите свою учетную запись клиента, дальнейшая обработка ваших данных будет ограничена и ваши данные будут удалены после истечения сроков хранения согласно налоговому и хозяйственному законодательству, если вы не предоставили прямого согласия на дальнейшее использование ваших данных, или если эти данные более не требуются для выполнения цели хранения данных (после завершения договорных отношений). Удаление вашей учетной записи клиента возможно в любое время с учетом законодательно установленных сроков хранения данных и может быть осуществлено путем отправки сообщения на электронную почту: mail@silabot.de или с помощью соответствующей функции в самой учетной записи.

3. Передача данных третьим лицам

Для обработки вашего заказа мы сотрудничаем со следующими поставщиками услуг, полностью или частично обеспечивающими выполнение заключенных договоров.

Собранные нами персональные данные в рамках выполнения договора передаются транспортной компании, выполняющей доставку, если вы заказывали доставку переведенных документов. При необходимости мы передаем ваши платежные реквизиты уполномоченному банку в рамках обработки платежа. Кроме того, мы передаем ваши данные обработчикам данных, обрабатывающим данные по нашему поручению. Правовым основанием для передачи данных, выполняемой с целью выполнения договора, является ст. 6 абз. 1, п. «b» ОРЗД. В случае передачи ваших персональных данных третьим лицам объем передаваемых данных ограничивается необходимым минимумом.

В других случаях мы будем передавать данные третьим лицам только в том случае, если мы обязаны сделать это по закону (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «c» ОРЗД) или в случае вашего прямого предварительного согласия (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «a» ОРЗД); мы заранее, до предоставления вами согласия, проинформируем вас о категориях передаваемых данных и целях передачи, а также о целях дальнейшей обработки данных. В иных случаях ваши персональные данные не передаются.

a) Передача персональных данных обработчикам данных

Для обработки ваших персональных данных мы привлекаем обработчиков данных. Обработчик – это физическое или юридическое лицо, орган, учреждение или другая организация, обрабатывающее персональные данные по поручению лица, ответственного за обработку данных. Обработчики не используют данные в своих целях, а осуществляют обработку данных исключительно для ответственного лица. В качестве обработчиков мы привлекаем внештатных переводчиков, которые согласно договору обязаны обеспечивать защиту ваших персональных данных в соответствии с ОРЗД. Правовым основанием для передачи данных является ст. 6 абз. 1, п. «b» ОРЗД.

b) Передача персональных данных почтовым службам

Для выполнения наших договорных обязательств перед клиентами мы сотрудничаем со сторонними почтовыми службами. В целях выполнения доставки мы в соответствии со ст. 6 абз. 1, п. «b» ОРЗД передаем выбранной нами почтовой службе только ваши имя, фамилию и адрес. Передача осуществляется только в той мере, в какой это необходимо для целей доставки. В случае предоставления вами в процессе заказа прямого согласия мы перед отправкой в соответствии со ст.6 абз. 1, п. «a» ОРЗД предоставим почтовой службе ваш адрес электронной почты или номер телефона для согласования срока доставки или направления уведомления о доставке. Предварительное согласование даты доставки с Deutsche Post или уведомление о доставке невозможны без соответствующего согласия.

Согласие может быть отозвано в любое время с действием на будущее направлением уведомления ответственному лицу, указанному в п. 1, или соответствующему поставщику транспортных услуг. Отзыв согласия не влияет на правомерность обработки данных, осуществленной до отзыва согласия.

Уполномоченные нами почтовые службы:

c) Передача персональных данных банкам

Для обработки платежей, с учетом выбранного вами способа оплаты, мы передаем требуемые платежные реквизиты в обслуживающий банк.

При выборе способа оплаты «Прямое дебетование SEPA», ваши данные будут переданы в соответствующий банк для проведения прямого дебетования. Персональные данные, собираемые о вас для вышеупомянутой цели, указаны в электронном формуляре прямого дебетования SEPA на нашем веб-сайте. Как только мы получим заполненное вами поручение на прямое дебетование SEPA, предоставленные данные будут обработаны для списания нашего вознаграждения. Данные будут переданы в указанный вами банк согласно порядку обмена данными по процедуре прямого дебетования.

Обработка данных осуществляется на основании выданного поручения на прямое дебетование SEPA согласно ст. 6 абз. 1, п. «a» ОРЗД. Согласие может быть отозвано в любое время с действием на будущее. С момента отзыва использование данных прекращается. Отзыв осуществляется в письменной форме; достаточно отправить электронное письмо на адрес: mail@silabot.de. Отзыв согласия не влияет на правомерность обработки данных, осуществленной до отзыва согласия.

Сохраненные персональные данные будут удалены в случае отзыва вашего согласия на хранение данных, или если они более не будут требоваться для выполнения цели хранения данных (после завершения договорных отношений). Однако удаление осуществляется только после истечения сроков, установленных налоговым и хозяйственным законодательством, или другими соответствующими нормативными актами.

4. Права субъекта данных

Вы имеете право:

  • в любое время отозвать предоставленное вами согласие на обработку данных согласно ст. 7, абз. 3 ОРЗД. Как следствие, мы будем не вправе продолжать обработку данных на основании этого согласия в будущем;
  • в соответствии со ст. 15 ОРЗД потребовать предоставления информации о ваших данных, обрабатываемых нами. В частности, вы можете получить информацию о целях обработки, категории персональных данных, категориях получателей, которым ваши данные были или будут раскрыты, запланированном сроке хранения, наличии права на исправление, удаление, на ограничение обработки или возражение против обработки данных, наличии права на обжалование, о происхождение ваших данных, если они были собраны не нами, а также об использовании процедуры автоматизированного принятия решений, включая профилирование и, при необходимости, подробную информацию о таких процедурах.
  • в соответствии со ст. 16 ОРЗД потребовать немедленного исправления неверных или дополнения неполных персональных данных, сохраняемых нами;
  • в соответствии со ст. 17 ОРЗД потребовать удаления ваших персональных данных, сохраняемых нами, за исключением данных, обрабатываемых с целью реализации права на свободу высказываний и информации, исполнения юридических обязательств или соблюдения общественных интересов, или с целью предъявления, реализации или защиты юридических требований;
  • в соответствии со ст. 18 ОРЗД потребовать ограничения обработки своих персональных данных, если вы оспариваете правильность данных или их обработка является неправомерной, но вы отказываетесь от удаления данных, и нам данные более не требуются, но дальнейшая обработка данных требуется вам для предъявления, реализации или защиты юридических требований в соответствии со ст. 21 ОРЗД;
  • в соответствии со ст. 20 ОРЗД получить свои предоставленные вами нам персональные данные в структурированном, общедоступном и машиночитаемом формате, или потребовать их передачи другому ответственному лицу и
  • на подачу жалобы в надзорный орган согласно ст. 77 ОРЗД Как правило, вы можете обратиться в надзорный орган по вашему обычному месту пребывания или работы, или по месту нахождения нашей компании.

5. Право на возражение

Если обработка ваших персональных данных осуществляется на основании правомерных интересов в соответствии со ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «f» ОРЗД, вы в соответствии со ст. 21 ОРЗД имеете право на возражение против обработки ваших персональных данных по причинам, вытекающим из вашей конкретной ситуации.

Если вы желаете воспользоваться своим правом на возражение, достаточно направить сообщение в свободной форме одним из способов связи, указанных в п. 1.